كيفية التدرب على الكتابة المكتبية: البريد الإلكتروني ومحاضر الاجتماعات وإدخال المستندات

هدف الوظيفة هو النص المتاح

بالإضافة إلى سرعة الكلمات، تشتمل الإدخالات المكتبية أيضًا على معلومات كاملة وأسماء وأرقام صحيحة وتنسيق واضح. الكتابة بسرعة ولكنها تتطلب وقتًا طويلاً للتدقيق اللغوي لا تؤدي بالضرورة إلى تقصير الوقت الإجمالي للمهمة. أثناء التدريب، يمكنك ملاحظة وقت الإدخال والتحقق من الوقت في نفس الوقت لتجنب تحسين أحدهما فقط.

ما عليك سوى استخدام رسائل البريد الإلكتروني المحاكاة ومحتوى الاجتماع الوهمي والنص العام. إن قوائم العملاء الحقيقية ومواد الشركة الداخلية ومعلومات الحساب ليست مناسبة للأسئلة التدريبية على مواقع الويب العامة.

تقسيم التمارين حسب المهام

بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني، يمكنك التدرب على التحية والفقرات القصيرة وعلامات الترقيم؛ بالنسبة لمحضر الاجتماع، يمكنك التدرب على فهم الجملة أولاً ثم تسجيل النقاط الرئيسية؛ عند نسخ المستندات، يجب عليك الاحتفاظ بالنص الأصلي وعدم إعادة كتابته دون تصريح. تختلف متطلبات تسجيل النقاط عن تلك الخاصة بالنسخ الحرفي، ولا ينبغي استخدام نفس هدف الدقة للحكم على جميع الأعمال.

بالنسبة لأسماء المنتجات أو التواريخ أو الاختصارات الإنجليزية التي يتم إدخالها بشكل متكرر، يمكنك تصميم بضع جمل من النص المحاكى. فقط من خلال ممارسة هذه المحتويات في الجمل، يمكنك اختبار تبديل اللغة والاتصال بعلامات الترقيم.

قم بترتيب تسلسل ثابت للتحقق

تحقق أولاً من السهو، ثم تحقق من الأرقام وأسماء الأعلام والكلمات السلبية الرئيسية، وأخيرًا تحقق من علامات الترقيم والمسافات. هذا التسلسل هو مثال عملي مُكيَّف، وليس مواصفات عامة. المفتاح هو الحفاظ على تركيز الامتحان وتجنب مجرد قراءته على عجل وتجاهل الشخصيات الأكثر أهمية.

ممارسة اليوم

كتابة إشعار وهمي حول فقرة قصيرة، بما في ذلك الوقت والمكان واسم جهة الاتصال. أدخل النص الأصلي أولاً، ثم قم بالتحقق منه بشكل منفصل. تعمل الجولة التالية على إبطاء الأجزاء المعرضة للخطأ ومقارنة ما إذا كان إجمالي وقت الإكمال أقصر. استخدم نتائج التدريب لتحسين العمليات اليومية، وليس فقط نتائج الاختبار.